一、制定背景

　　改革开放的不断深入，政府信息公开的不断深化，以及诸多惠民利民政策和措施的相继出台，公民的档案利用需求特别是对民生档案的利用需求也随之不断扩大，随着人口流动更为频繁，异地查档的需求也日益增多。由于全省乃至全国至今没有搭建起统一有效的档案利用平台或建立相关服务机制，异地查档跨馆服务难于实现，给利用者带来诸多不便。近年来，为顺应时代发展，增强档案馆的服务功能，方便人民群众查阅利用档案，浙江、江苏、上海、山东等省市档案部门创新服务方式，采取各种形式和多种措施，开展了异地查档跨馆服务工作，一定程度解决了普通百姓查档困难，免去了查档奔波之苦，得到了社会的广泛赞誉。成都市等部分省内档案馆也开展了异地查档跨馆服务的工作实践。兄弟省市和省内部分档案馆的创新和实践证明，虽然目前国家档案馆之间还不能实现民生档案及开放档案资源共享，没有统一的档案信息查询平台和系统，但只要建立有效的工作机制，在现有条件下，仍然可以在国家档案馆之间开展民生档案异地查档、跨馆服务工作。他们的创新和实践，为全省开展异地查档跨馆服务工作提供了创新理念和可资借鉴的示范样本、工作经验。异地查档、跨馆服务是对传统档案利用服务的转型和升级，是档案部门服务经济社会发展、服务民生的具体体现，是今后档案利用服务的发展方向。

　　同时，省政府规章《四川省国家档案馆管理办法》（省政府令第284号）第34条规定：国家档案馆之间可以开展婚姻证明、房产权属、社会保险等与民生相关的档案的异地查档和跨馆服务，逐步以数字化档案等代替原件提供利用，实现档案信息的远程利用。这为制定出台《四川省国家档案馆民生档案异地查档跨馆服务办法》（以下简称《办法》）提供了法律依据。《办法》是《四川省国家档案馆管理办法》的配套制度之一。

　　二、调研情况

　　为使《办法》更具科学性和可操作性，省档案局开展了深入而广泛的调研。向全省21个市（州）档案局（馆）和部分县级国家综合档案馆发放“异地查档、跨馆服务调查问卷”，对全省市级和部分县级国家综合档案馆的异地查档、跨馆服务基本情况进行摸底；设计“关于档案查询实现‘异地查档、跨馆服务’需求调查问卷”，在省档案馆利用窗口向广大档案利用者发放，征求意见和建议；深入部分档案馆开展实地调研。共向105个市、县级档案馆工作人员和200位利用者发出了异地查档、跨馆服务需求调查问卷。从调查情况来看，66%的档案馆和72.5%的利用者有需求。57.1%的档案馆有过或遇到过此项工作，主要通过电话、信函、网站方式接受外地利用者利用需求，通过本馆资源为利用者提供服务。数据显示，我省大部分国家档案馆和利用者有异地查档、跨馆服务需求，部分档案馆还有工作实践。在实地调研中各地也反映了一些困难：一是少数档案馆认为，异地查档跨馆服务的前提是建立统一的档案资源利用平台，实现档案资源共享，现阶段尚不具备开展此项工作的条件；二是市、县级档案馆人员不足且工作量大，要确定专人专门负责此项工作不太现实；三是对档案的安全传输存在一定担忧，担心因此给档案馆带来不必要的麻烦。

　　通过解释、说明和协调，各地国家档案馆基本达成共识，通过制定并实施《办法》，以机制建设为突破口，优先开展民生档案异地查档跨馆服务工作，随着档案信息化水平的提高，再在全省实现依托档案信息资源共享查询系统实施一站式服务，为《办法》顺利实施统一了思想，也为《办法》的顺利出台奠定了基础。

　　三、决策过程

　　《办法》的出台，严格执行《四川省重大行政决策程序》，经历“五关”。

　　公众参与——2015年7月15日，《四川省国家档案馆民生档案异地查档跨馆服务办法》（草案）在四川档案网征求公众意见。12月4日，邀请有关利用者召开座谈会，听取修改意见。

　　专家论证——听取了参加全省档案业务培训班的70余名业务骨干的意见。

　　风险评估——对利用过程中可能出现的档案安全和当事人信息泄漏隐患进行了评估，并向全省21个市（州）和部分县级档案馆、20余个专业档案馆征求意见，在文稿中专门增加了有关安全防范的规定。

　　合法性审查和集体讨论决定——2015年3月，申报省政府年度政务调研课题，成立课题组，由省档案局法规处、利用处牵头负责，随即开展调研和文稿起草工作，10月向省政府研究室报送课题调研报告。11月18日省档案局局长办公会议审议，原则同意，要求征求国家档案局有关职能部门和省档案局法律顾问意见，12月上旬，国家档案局和省档案局法律顾问反馈意见，12月30日印发。

　　四、主要内容

　　《办法》共计12条。规定四川省各级国家档案馆开展民生档案异地查档跨馆服务工作适用本办法，异地查档跨馆服务档案范围主要是各级国家档案馆保存的涉及民生的档案，包括记载有关本人婚姻登记、计划生育、学籍、学历、工龄、职称、荣誉、离退休、房产、土地、林权、公证、支内支边、上山下乡、就业安置等凭证性档案，工作流程包含申请、审核、受理、协办、审定、反馈等环节。对档案的安全利用、个人隐私保护、相关设备和人员配置、档案馆义务等也做出了相应规定。这些规定解决了国家档案馆人员少、档案安全等问题。

　　在调研起草《办法》和征求意见的过程中，各级档案部门表示，没有数字档案馆作支撑，异地查档、跨馆服务只能是低层次的查档服务，仅仅是对现有档案利用服务方式的简单延伸。推进数字档案馆和远程共享平台建设，是今后开展异地查档、跨馆服务工作的方向。基于以上认识，以及《四川省国家档案馆管理办法》的规定，在《办法》第11条规定：“各级国家档案馆应当加强民生档案数字化，推进异地查档、跨馆服务规范化，逐步建成全省异地查档、跨馆服务利用平台”，为将来提升档案利用服务水平预留了创新和发展空间。